【特定技能】定期届出（定期報告）とは？必要書類・提出方法と注意点をわかりやすく解説！

特定技能外国人を受け入れている企業（特定技能所属機関）には、入入国在留管理庁に対してさまざまな「届出」を行う義務があります。

その中でも、四半期に一度、必ず提出しなければならないのが「定期届出（定期報告）」です。

「いつまでに、何を提出すればいいの？」

「もし提出を忘れたらどうなる？」

そんな疑問を抱えている人事・採用担当者の方に向けて、定期届出の概要から必要書類、提出方法までをわかりやすく解説します。

1. 特定技能の「定期届出」とは？

特定技能の定期届出とは、特定技能外国人の受け入れ状況や、雇用の状況（給与の支払いなど）を定期的に出入国在留管理庁へ報告する手続きです。

特定技能制度では、外国人が適正な環境で働いているかを厳格にチェックするため、この報告が義務付けられています。

提出のタイミング（時期）

定期届出は、四半期（3ヶ月）に一度、以下のスケジュールで提出する必要があります。

⚠️ 注意！

提出期限は**「各四半期の翌月1日から14日以内」**です。2週間しか猶予がないため、事前の準備が欠かせません。

2. 定期届出で提出する「3つの必要書類」

定期届出には、大きく分けて3つの報告書（届出書）があります。受け入れ企業が自社で支援を行う場合（単独型）は、これらすべてを作成して提出します。

※登録支援機関に支援を全面委託している場合は、一部の書類作成を委託できます。

① 受入れ状況に係る届出書（参考様式第3-1号）

特定技能外国人の氏名、生年月日、在留資格の番号、従事している業務内容などを記載する書類です。基本情報の変更がないかを確認するためのものです。

② 活動状況に係る届出書（参考様式第3-2号）

外国人に対する支援の実施状況を報告する書類です。

• 適切な報酬（給与）が支払われているか

• 相談窓口が機能しているか

• 有給休暇の取得状況はどうか

  などをチェック項目に沿って報告します。

③ 支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-3号）

※登録支援機関に支援を委託している場合は、登録支援機関が提出します。

生活オリエンテーションの実施や、日本語学習の機会の提供など、1号特定技能外国人支援計画が適切に行われたかを報告する書類です。

💡 添付が必要な「添付書類（確認資料）」

届出書の内容を証明するために、以下の書類などの添付（または提示）を求められます。

• 💡 賃金台帳の写し（対象期間の全員分）

• 💡 出勤簿やタイムカードの写し

• 💡 給与振込口座の通帳の写し（適切に支払われているかのエビデンス）

3. 定期届出の提出方法（3つのルート）

定期届出の提出方法は、以下の3つから自社に合った方法を選べます。

1. 出入国在留管理庁の窓口へ持参

   管轄の地方出入国在留管理局の窓口へ直接提出します。その場で不備をチェックしてもらえるメリットがあります。

2. 郵送による提出

   封筒に「特定技能定期届出書在中」と朱書きし、書留やレターパックなど追跡ができる方法で管轄の入管へ郵送します（消印有効ではなく、期限内に「必着」である点に注意してください）。

3. 出入国在留管理庁電子届出システム（オンライン）

   インターネット上から24時間いつでも提出可能です。今後の手続きの効率化を考えると、オンラインシステムの利用をおすすめします。

4. 届出を怠った場合の「ペナルティ」に注意！

もし定期届出を忘れてしまったり、虚偽の報告をしたりした場合、厳しいペナルティが科される可能性があります。

• ❌ 罰則の適用： 10万円以下の過料に処されることがあります。

• ❌ 受け入れ停止： 出入国管理法違反となり、今後（最長5年間）特定技能外国人の新たな受け入れができなくなるリスクがあります。

「知らなかった」「忘れていた」では済まされない重要な義務ですので、スケジュール管理を徹底しましょう。

まとめ：計画的な準備でスムーズな報告を

特定技能の定期届出は、特定技能外国人を雇用し続ける限り、3ヶ月ごとに必ずやってくる業務です。

直前になって賃金台帳や出勤簿を集めようとすると、期限である「14日以内」に間に合わないケースも出てきます。日頃から労務管理を適切に行い、四半期が終わるタイミングでスムーズに書類をまとめられる体制を整えておきましょう。

もし自社での書類作成や管理が不安な場合は、信頼できる登録支援機関や行政書士などの専門家に相談するのも一つの手です。